1° ) Première étape : bien définir le projet
Le secrétariat à distance peut être proposé soit par :
- un centre d’appels qui est plutôt choisi par les grandes entreprises qui traitent de nombreux appels téléphoniques par jour,
- une télésecrétaire qui est une indépendante qui travaille pour son compte et généralement depuis son domicile. Elle peut remplir de nombreuses fonctions. Elle est dans le plus part des cas choisie par des entreprises plus petites et elle conviendra à celles qui recherchent un large panel de fonctions (accueil téléphonique, gestion des rendez-vous et des agendas, rédaction des comptes rendus, envoi de courriers, relance…)
2°) Deuxième étape : la recherche des prestataires susceptibles d’effectuer les prestations de secrétariat à distance
Il faut sélectionner les différentes secrétaires à distance présentes sur le marché selon les critères recherchés afin de sélectionner la bonne.
Pour cela il faut faire des recherches sur internet et prendre contact avec ces dernières soit par mails soit téléphoniquement et fixer des rendez-vous pour les rencontrer et choisir celle qui répond aux critères recherchés.
3°) Troisième étape : la mise en place opérationnelle d’un secrétariat à distance
Un contrat de prestation peut être mis en place, il détaille la nature des prestations, les tarifs et la formule de tarification, les plages horaires, la durée de l’opération…
Pour une secrétaire indépendante, la signature d’un devis suffit.
Enfin, il faudra noter qu’un certain délai est nécessaire pour lancer la collaboration car il faudra un certain laps de temps à la secrétaire indépendante pour acquérir une parfaite connaissance de l’entreprise et maîtriser les habitudes de travail de la société.